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Aufzeichnungspflichten nach GKV, AM-VO & Co.

🏛️ Aufzeichnungspflichten nach GKV, AM-VO & Co.

Aufzeichnungen sind im Arbeitsschutz kein „nice to have“, sondern eine harte Pflicht. Gerade im Umgang mit gefährlichen Arbeitsmitteln, überwachungsbedürftigen Anlagen oder Arbeitsstoffen sind fehlende oder lückenhafte Dokumentationen einer der häufigsten Kritikpunkte von Arbeitsinspektorat und Gewerbebehörde. Diese Seite gibt einen strukturierten Überblick, was nach österreichischem Recht typischerweise zu dokumentieren ist – mit Fokus auf die Verordnungen über gefährliche Arbeitsmittel, Aufzugsanlagen und Arbeitsstoffe.

Warum Aufzeichnungen so entscheidend sind

  • Sie belegen die Erfüllung Ihrer Pflichten nach ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) und den dazu erlassenen Verordnungen.
  • Sie sind im Anlassfall (Unfall, Beinaheunfall, Beschwerde, Überprüfung) oft das einzige Mittel, um nachzuweisen, dass Sie organisatorisch „im Griff“ haben, was technisch schief gegangen ist.
  • Sie sind Grundlage für systematische Verbesserungen (zum Beispiel wiederkehrende Mängel, typische Fehlerquellen).

Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen werden von Behörden regelmäßig als Verwaltungsübertretung verfolgt – selbst dann, wenn kein Unfall passiert ist.

Im Folgenden die wichtigsten Bereiche: Arbeitsmittel, Aufzugsanlagen, Arbeitsstoffe und ergänzend ein Blick auf Gefahrenevaluierung und Unterweisungen.

1. Gefährliche Arbeitsmittel – was zu dokumentieren ist

Rechtsgrundlage ist insbesondere die Verordnung über den Schutz der ArbeitnehmerInnen bei der Benutzung von Arbeitsmitteln (Arbeitsmittelverordnung – AM-VO), BGBl. II Nr. 164/2000 in der geltenden Fassung.

1.1 Prüfaufzeichnungen für Arbeitsmittel

Für gefährliche Arbeitsmittel im Sinne des § 2 AM-VO bestehen strenge Prüf- und Dokumentationspflichten.

Wesentliche Punkte:

  • Erstprüfung vor Inbetriebnahme
  • Prüfungen nach § 7 AM-VO (zum Beispiel bei Kranen, Druckgeräten, bestimmten Hebezeugen) sind durch befugte Personen oder Stellen durchzuführen.

  • Aufzeichnungspflicht: Prüfbescheinigung mit mindestens Prüfdatum, Umfang, Ergebnis, Prüfer, festgestellte Mängel und Fristen für Mängelbehebung.

  • Wiederkehrende Prüfungen

  • Für bestimmte Arbeitsmittel sind wiederkehrende Prüfintervalle gesetzlich festgelegt (zum Beispiel Krane, Hebezeuge, Druckbehälter; detailliert in den jeweiligen Anhängen der AM-VO und in Spezialverordnungen).

  • Aufzeichnungspflicht: Jede Prüfung ist zu dokumentieren und die Nachweise sind während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsstandort verfügbar zu halten (§ 8 AM-VO).

  • Außerordentliche Prüfungen

  • Nach außergewöhnlichen Ereignissen (Umbau, Unfall, wesentlicher Reparatureingriff, längere Außerbetriebnahme) kann nach § 7 Abs. 5 AM-VO eine zusätzliche Prüfung erforderlich sein.
  • Aufzeichnungspflicht: Gleichwertig zur Erst- oder wiederkehrenden Prüfung (inklusive Anlass der Prüfung).

1.2 Mindestinhalte der Prüfaufzeichnungen

Die AM-VO schreibt für Prüfaufzeichnungen keine einheitliche Form, aber klar erkennbare Inhalte vor. In der Praxis sollten Sie folgende Punkte abbilden:

  • Eindeutige Bezeichnung des Arbeitsmittels (Typ, Hersteller, Seriennummer, Standort)
  • Rechtsgrundlage der Prüfung (zum Beispiel § 7 oder § 8 AM-VO, gegebenenfalls ergänzende Verordnung oder Norm)
  • Art der Prüfung (Erstprüfung, wiederkehrende Prüfung, außerordentliche Prüfung)
  • Datum der Prüfung und Zeitraum der Gültigkeit
  • Name und Qualifikation des Prüfers oder der Prüfstelle (zum Beispiel befugter Ziviltechniker, akkreditierte Prüfstelle)
  • Umfang der Prüfung (Stichworte reichen, wenn Bezug auf detaillierten Prüfbericht möglich ist)
  • Prüfergebnis (bestanden / nicht bestanden, gegebenenfalls Einschränkungen)
  • Dokumentierte Mängel und festgelegte Fristen zur Beseitigung
  • Bestätigung, wenn Mängel behoben und nachgeprüft wurden

Diese Informationen sollten in einem Prüfkataster oder einem strukturierten Verzeichnis für Arbeitsmittel zusammengeführt werden. Ein digitales System ist möglich, solange die Aufzeichnungen nachvollziehbar, manipulationssicher und für Behörden im Anlassfall lesbar sind.

2. Aufzugsanlagen – besondere Prüf- und Aufzeichnungspflichten

Aufzugsanlagen unterliegen in Österreich der Aufzüge-Sicherheitsverordnung 2015 (ASV 2015) sowie – je nach Anlage – der Hebeanlagen-Betriebsverordnung 2009 (HBV 2009).

2.1 Aufzugsbuch und Prüfnachweise

Für Aufzugsanlagen ist – vereinfacht – Folgendes zu beachten:

  • Aufzugsbuch
  • Nach den Bestimmungen der ASV 2015 ist für jede überwachungsbedürftige Aufzugsanlage ein Aufzugsbuch zu führen.

  • Dieses enthält mindestens:

    • Stammdaten der Anlage (Hersteller, Baujahr, Typ, Standort)
    • Nachweise über die Abnahmeprüfung vor Inbetriebnahme
    • Nachweise über wiederkehrende Überprüfungen durch zugelassene Stellen
    • Dokumentation von Störungen und Unfällen
    • Dokumentation von wesentlichen Änderungen und Modernisierungen

  • Wiederkehrende Überprüfungen

  • Prüffristen und Umfang sind in der ASV 2015 festgelegt.

  • Aufzeichnungspflicht: Prüfberichte müssen dauerhaft beim Aufzugsbuch geführt und für Behörden einsehbar sein.

  • Zugänglichkeit für Behörden

  • Das Aufzugsbuch ist so aufzubewahren, dass Arbeitsinspektorat oder Gewerbebehörde bei Überprüfung ohne Verzögerung Einsicht nehmen können (zum Beispiel direkt im Maschinenraum oder in der technischen Dokumentation des Gebäudes).

3. Arbeitsstoffe und Gefahrstoffe – was zwingend zu dokumentieren ist

Im Bereich der Arbeitsstoffe sind insbesondere das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), die Grenzwerteverordnung (GKV) und die Verordnung gesundheitsgefährdender Arbeitsstoffe (VGÜ) sowie sonstige arbeitsstoffbezogene Verordnungen relevant.

3.1 Verzeichnis gefährlicher Arbeitsstoffe mit Exposition

Bei Tätigkeiten mit gesundheitsgefährdenden, insbesondere krebserzeugenden oder erbgutverändernden Arbeitsstoffen sind Aufzeichnungen über Expositionen zu führen.

Typische Inhalte, die zu dokumentieren sind:

  • Identität der verwendeten gefährlichen Arbeitsstoffe (Bezeichnung, Einstufung)
  • Tätigkeiten oder Arbeitsbereiche, in denen Exposition auftritt
  • Identität der exponierten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Dauer und Umfang der Exposition (soweit sinnvoll quantifizierbar)
  • Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
  • Datum des Beginns und – wenn relevant – des Endes der Exposition

Diese Aufzeichnungen sind langfristig aufzubewahren, da gesundheitliche Spätfolgen nicht ausgeschlossen werden können.

3.2 Sicherheitsdatenblätter und Gefahrenkennzeichnung

Für gefährliche Arbeitsstoffe sind Sicherheitsdatenblätter bereitzuhalten. Für den Arbeitsschutz wichtig:

  • Sicherheitsdatenblätter müssen für die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer leicht zugänglich sein.
  • Die beschriebenen Schutzmaßnahmen sind in der Gefahrenevaluierung zu berücksichtigen; sie ersetzen diese jedoch nicht.
  • Eine Übersicht der verwendeten gefährlichen Arbeitsstoffe erleichtert den behördlichen Nachweis erheblich.

4. Ergänzende Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz

4.1 Gefahrenevaluierung nach ASchG

Nach § 4 und § 5 ASchG ist eine Gefahrenevaluierung durchzuführen und zu dokumentieren.

  • Identifikation von Gefahren
  • Bewertung der Risiken
  • Festlegung von Maßnahmen
  • Dokumentation der Umsetzung
  • Aktualisierung bei Änderungen

Ohne nachvollziehbare Aufzeichnungen gilt die Evaluierung gegenüber Behörden faktisch als nicht erfolgt.

4.2 Unterweisungen und Schulungen

Nach § 14 ASchG sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu unterweisen. Für den Nachweis erforderlich:

  • Datum der Unterweisung
  • Inhalte
  • Betroffene Tätigkeiten
  • Teilnehmende
  • Unterweisende Person

5. Praxis: Wie Sie Ihre Aufzeichnungen beherrschbar organisieren

5.1 Struktur nach Themenblöcken

  • Arbeitsmittel
  • Aufzugsanlagen
  • Arbeitsstoffe
  • Gefahrenevaluierung
  • Unterweisungen

5.2 Digital oder Papier – was ist zulässig?

Digitale Dokumentation ist zulässig, sofern Vollständigkeit, Lesbarkeit, Manipulationsschutz und rasche Verfügbarkeit gewährleistet sind.

5.3 Typische Schwachstellen in Betrieben

  • Prüfungen durchgeführt, aber nicht dokumentiert
  • Aufzugsbuch unvollständig
  • Veraltete Evaluierungen
  • Fehlende Unterweisungsnachweise
  • Kein Expositionsverzeichnis

6. Was Sie jetzt konkret tun können

(bleibt unverändert)

Quellen (Auswahl)

  • ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), BGBl. Nr. 450/1994 idgF
  • Arbeitsmittelverordnung (AM-VO), BGBl. II Nr. 164/2000 idgF
  • Aufzüge-Sicherheitsverordnung 2015 (ASV 2015), BGBl. II Nr. 286/2015 idgF
  • Hebeanlagen-Betriebsverordnung 2009 (HBV 2009), BGBl. II Nr. 210/2009 idgF
  • Grenzwerteverordnung (GKV), BGBl. II Nr. 253/2001 idgF
  • Verordnung gesundheitsgefährdender Arbeitsstoffe (VGÜ), BGBl. II Nr. 22/2010 idgF

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