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Jahreswechsel in Technik & Organisation: Was sich lohnt zu prüfen

💡 Jahreswechsel in Technik & Organisation: Was sich lohnt zu prüfen

Zum Jahreswechsel bietet sich ein klarer Schnitt an: Technik, Organisation und Sicherheit werden ohnehin neu geplant – also gezielt nutzen, um Schwachstellen zu finden und abzustellen. Der Fokus: Was lässt sich mit vertretbarem Aufwand prüfen und verbessern, ohne die Produktion unnötig auszubremsen?

1. Anlagen, Maschinen und Wartung: Status klären

Ziel: Für das neue Jahr wissen, welche Anlagen sicher und verfügbar sind – und wo Handlungsbedarf besteht.

Praxisschritte

  1. Wartungs- und Prüfstatus je Anlage prüfen
  2. Wartungspläne und Prüfnachweise der wesentlichen Anlagen nebeneinanderlegen.
  3. Kritisch: überfällige Prüfungen und jene, die im ersten Quartal anstehen.

  4. Gesetzliche Prüfungen (z.B. Druckgeräte, Hebezeuge, Aufzüge, elektrische Anlagen) gesondert markieren.

  5. Behördliche Prüfungen und Fristen abgleichen (AT)

  6. Beispiele:
    • Arbeitsmittelprüfung nach ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) und Arbeitsmittelverordnung (AM-VO).
    • Druckgeräte nach Druckgeräteüberwachungsverordnung.

  7. Prüfen:

    • Welche Arbeitsmittel haben fixe Fristen?
    • Sind alle Prüfberichte vorhanden, unterschrieben und zuordenbar?

  8. Ersatzteil- und Verschleißteile-Lage checken

  9. Für die Top-10-Kritisch-Anlagen (Ausfallwirkung auf Produktion) prüfen:
    • Verfügbarkeit wesentlicher Ersatzteile.
    • Lieferzeiten bei Lieferanten (inkl. Feiertags- und Jahreswechsel-Situation).

  10. Fehlende Teile in einen Beschaffungsplan für das erste Quartal überführen.

  11. Geplante Stillstände im neuen Jahr festlegen

  12. Größere Inspektionen und Umbauten an Produktionskalender koppeln.
  13. Klären: Welche Arbeiten müssen durch externe Fachfirmen bzw. Ziviltechniker erfolgen?

  14. Termin mit Produktionsleitung abstimmen und früh fixieren, um Terminprobleme mit Dienstleistern zu vermeiden.

  15. Dokumentation aktualisieren

  16. Prüfprotokolle, Wartungsberichte und Freigaben strukturiert ablegen:
    • Pro Anlage ein klarer Ordner (physisch oder digital).
    • Sicherstellen, dass Name der Anlage, Standort, Inventarnummer in den Protokollen übereinstimmt.

Typische Fehler

  • Prüfberichte liegen zwar vor, sind aber keiner konkreten Maschine zuordenbar.
  • Gesetzlich erforderliche Prüfungen werden wie „normale Wartungen“ behandelt und daher verzögert.
  • Ersatzteile werden erst nach einem Ausfall beschafft → lange Stillstände.
  • Änderungen an Anlagen (Umbauten, Software-Updates) sind nicht dokumentiert, Sicherheitsbetrachtung fehlt.

Kurze Checkliste Technik/Wartung

| Punkt | Ja/Nein | Bemerkung/To-do |
|—————————————-|———|—————————————|
| Alle gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen mit Terminen erfasst? | | |
| Überfällige Prüfungen identifiziert und eingeplant? | | |
| Kritische Ersatzteile für Schlüsselanlagen verfügbar? | | |
| Geplante Stillstände mit Produktion abgestimmt? | | |
| Protokolle und Wartungsberichte vollständig und auffindbar? | | |

2. Arbeitssicherheit und Gefahrenevaluierung: „Löcher“ schließen

Rechtliche Basis in Österreich: ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) mit den zugehörigen Verordnungen. Zum Jahreswechsel bietet sich an zu prüfen, ob Evaluierungen und Maßnahmen noch zum tatsächlichen Betrieb passen. ⚠️

Praxisschritte

  1. Gefahrenevaluierung mit realem Ist-Zustand abgleichen
  2. Fragen:
    • Gab es im abgelaufenen Jahr neue Maschinen, Stoffe, Prozesse?
    • Wurden Arbeitsplätze verlegt oder umgestaltet?

  3. Prüfen, ob diese Änderungen in der Evaluierung (inklusive Maßnahmenplan) enthalten sind.

  4. Unfall- und Beinaheunfall-Analyse

  5. Meldungen und internen Berichte durchsehen:
    • Häufungen bei bestimmten Tätigkeiten, Schichten oder Anlagen.

  6. Prüfen, ob daraus konkrete Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt wurden.

  7. Rechtsverbindliche Unterweisungen und Schulungen

  8. Prüfen:
    • Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben welche Unterweisungen erhalten (Sicherheit, Gefahrstoffe, persönliche Schutzausrüstung, Maschinensicherheit)?
    • Wo fehlen Nachweise oder Aktualisierungen?

  9. Zeitpunkt für Unterweisungen im neuen Jahr festlegen und organisatorisch absichern (Termine, Inhalte, Dokumentation).

  10. Persönliche Schutzausrüstung und Erste-Hilfe-Ausstattung

  11. Sichtprüfung: Zustand von Helmen, Schutzbrillen, Handschuhen, Sicherheitsschuhen.

  12. Erste-Hilfe-Kästen, Defibrillator, Notfallausrüstung:

    • Vollständigkeit und Haltbarkeitsdaten kontrollieren.
    • Standorte und Zuständigkeiten klären.

  13. Sicherheitsorganisation prüfen

  14. Zuständigkeiten:
    • Wer ist Sicherheitsfachkraft?
    • Wer ist Arbeitsmediziner beziehungsweise Arbeitsmedizinerin?
    • Wer sind Sicherheitsvertrauenspersonen?
  15. Prüfen, ob Vereinbarungen, Bestellungen und Erreichbarkeiten aktuell sind.

Typische Fehler

  • Evaluierungen werden nur beim Neueinbau großer Anlagen angepasst, nicht bei „kleinen“ Prozessänderungen.
  • Unterweisungslisten existieren, aber ohne Unterschrift oder ohne Datum.
  • Persönliche Schutzausrüstung wird zwar bestellt, aber veraltete oder beschädigte Ausrüstung nicht konsequent ersetzt.
  • Sicherheitsfunktionen an Maschinen (z.B. Schutztüren, Lichtgitter) werden bei Störungen „überbrückt“ und anschließend nicht fachgerecht zurückgebaut.

3. Organisation, Dokumentation und Rollen: Klarheit schaffen

Organisatorische Unklarheiten verursachen Probleme, die keiner sieht, solange nichts passiert – am Jahreswechsel kann man Rollen und Abläufe gezielt aufräumen.

Praxisschritte

  1. Organisationsplan und Vertretungsregelungen prüfen
  2. Wer ist wofür verantwortlich (Produktion, Instandhaltung, Sicherheit, Qualifikation, Freigaben)?
  3. Vertretungen bei Urlaub, Krankheit und Schichtwechsel klären.

  4. Änderungen schriftlich festhalten und kommunizieren (Organigramm, Aushang, Intranet).

  5. Betriebsanweisungen und Arbeitsanweisungen sichten

  6. Stichprobenartig die wichtigsten Anlagen und gefährlichsten Tätigkeiten:
    • Sind Anweisungen aktuell und verständlich?
    • Stimmen sie mit tatsächlicher Arbeitsweise überein?

  7. Widersprüche zwischen Anweisung und gelebter Praxis aufdecken und bereinigen (entweder Prozess anpassen oder Anweisung aktualisieren).

  8. Zugangs- und Freigaberegelungen

  9. Prüfpunkt:
    • Wer darf welche Maschine einrichten, programmieren, freigeben?
    • Wer darf in Sicherheitseinrichtungen eingreifen (nur qualifizierte Fachkräfte)?

  10. Prüfen, ob die Regelungen dokumentiert und bekannt sind.

  11. Schichtübergabe und Kommunikationswege

  12. Schichtprotokolle und Übergabepraktiken ansehen:
    • Werden relevante Störungen, Sicherheitsvorfälle und besondere Beobachtungen sauber übergeben?

  13. Falls notwendig: einfaches Standardformular einführen oder schärfen.

  14. Externe Dienstleister und Fremdfirmen

  15. Liste der regelmäßig tätigen Fremdfirmen prüfen:
    • Sind Sicherheitsunterweisungen dokumentiert?
    • Gibt es klare Ansprechpersonen im Betrieb?
  16. Vereinbarungen zur Sicherheitsverantwortung bei Arbeiten im Betrieb kontrollieren.

Typische Fehler

  • „Verantwortlich fühlt sich niemand“: Aufgaben werden mündlich vergeben, aber nie schriftlich fixiert.
  • Arbeitsanweisungen wurden vom Audit vor Jahren erstellt, seither nicht mehr angefasst.
  • Fremdfirmen machen risikoreiche Tätigkeiten (z.B. Arbeiten in der Höhe, Heißarbeiten), ohne klar geregelte Freigabeprozesse.

4. Daten, Kennzahlen und Verbesserungen: Basis für das neue Jahr

Ohne verlässliche Daten werden Ziele und Maßnahmen schwammig. Zum Jahreswechsel ideal: wenige, aber passende Kennzahlen prüfen und für das neue Jahr schärfen. 📊

Praxisschritte

  1. Kennzahlen auswählen oder überprüfen
  2. Beispiele:
    • Stillstandszeiten nach Anlage oder Linie.
    • Ausschuss- und Nacharbeitsquoten.
    • Unfälle und Beinaheunfälle nach Bereich.

  3. Fokus auf wenige Kennzahlen, die für Ihre Entscheidungen wirklich relevant sind.

  4. Datenqualität überprüfen

  5. Stimmt das, was im System steht, mit der erlebten Realität überein?

  6. Typische Probleme:

    • Stillstände werden falsch klassifiziert („Produktion“ statt „Störung“).
    • Unfälle werden nicht gemeldet oder nicht vollständig erfasst.

  7. Rückblick mit Leitungsteam durchführen

  8. Kurze, strukturierte Besprechung:
    • Was waren die größten Störungen und Sicherheitsprobleme?
    • Welche Maßnahmen haben funktioniert, welche nicht?

  9. Wenige, klare Schwerpunkte für das neue Jahr festlegen.

  10. Verbesserungen in konkrete To-dos überführen

  11. Jede Maßnahme mit Verantwortlicher Person, Termin und gewünschtem Ergebnis versehen.
  12. Sichtbare Übersicht erstellen (z.B. Teamboard, digitales Board).

Typische Fehler

  • Kennzahlen werden erhoben, aber nicht genutzt → keine Lenkung.
  • Maßnahmenliste ohne Verantwortlichkeiten → bleibt liegen.
  • Es werden zu viele „nice-to-have“-Themen begonnen, aber die Kernprobleme bleiben unangetastet.

5. Kurze Gesamt-Checkliste zum Jahreswechsel

Diese Liste richtet sich an Produktionsleitung und Betriebsleitung und soll in 30–60 Minuten durchgesprochen werden:

| Bereich | Kernfrage | Status / Nächster Schritt |
|————————–|———————————————————|—————————————-|
| Gesetzliche Prüfungen | Sind alle im Vorjahr fälligen Prüfungen erledigt und dokumentiert? | |
| Kritische Anlagen | Kennen wir die Top-Risiko-Anlagen und deren Wartungs- und Ersatzteilsituation? | |
| Gefahrenevaluierung | Bildet sie den aktuellen Stand der Technik und der Prozesse ab? | |
| Unterweisungen | Ist der Plan für Sicherheits- und Fachunterweisungen im neuen Jahr fixiert? | |
| Rollen & Vertretungen | Sind Verantwortungen und Vertretungen schriftlich klar? | |
| Fremdfirmen | Sind Sicherheit und Zuständigkeiten für externe Firmen geregelt und dokumentiert? | |
| Kennzahlen & Daten | Haben wir wenige, aber gute Kennzahlen mit ausreichender Datenqualität? | |
| Maßnahmenplan | Gibt es einen abgestimmten Maßnahmenplan mit Verantwortlichen und Terminen? | |

Quellen (Auswahl):

  • ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), konsolidierte Fassung, Republik Österreich, ris.bka.gv.at, Stand 2024
  • Arbeitsmittelverordnung (AM-VO), Bundesgesetzblatt II, Republik Österreich, ris.bka.gv.at, Stand 2024
  • AUVA, „Arbeitsplatzevaluierung praktisch umsetzen“, Leitfaden, 2022, auva.at
  • ÖNORM EN ISO 12100:2011 „Sicherheit von Maschinen – Allgemeine Gestaltungsleitsätze – Risikobeurteilung und Risikominderung“

Wenn Sie möchten, können wir auf Basis Ihrer konkreten Anlagen und Organisationsstruktur einen maßgeschneiderten Jahreswechsel-Check ableiten. Schildern Sie einfach kurz Ihre Ausgangssituation oder stellen Sie Rückfragen zu einzelnen Punkten.

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