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Welche Unterlagen müssen verfügbar sein?

Klare Übersicht: Welche Unterlagen müssen im Betrieb verfügbar sein (AT)

Worum geht’s?

Bei Kontrollen erwartet die Arbeitsinspektion nachvollziehbare, aktuelle und zugängliche Nachweise zum Arbeitnehmerschutz. Kern ist die dokumentierte Gefahrenevaluierung und daraus abgeleitete Maßnahmen – ergänzt um themenspezifische Unterlagen je nach Tätigkeit, Arbeitsmittel und Branche. 📄

Was fordert die Behörde?

  • Ergebnisse der Gefahrenevaluierung und die festgelegten Maßnahmen müssen schriftlich dokumentiert und im Betrieb verfügbar sein; sie sind der Arbeitsinspektion auf Verlangen vorzulegen (ASchG § 5 Abs. 6, BGBl. Nr. 450/1994 idgF).
  • Je nach Tätigkeit greifen zusätzliche Verordnungen (z.B. Explosionsschutz, Arbeitsmittel, Baustellen), die eigene Dokumente verlangen. Gesetzliche Mindestvorgaben haben Vorrang vor Herstellerunterlagen.

Praktisch heißt das: Dokumente müssen aktuell, eindeutig zuordenbar (Bereich/Tätigkeit) und für die zuständigen Personen rasch zugänglich sein – in Papier oder digital. ✅

Was brauche ich konkret?

Kernpaket für alle Betriebe (branchenunabhängig):
– Gefahrenevaluierung mit Maßnahmenplan
– Inhalte: Arbeitsbereiche/Tätigkeiten, ermittelte Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Verantwortlichkeiten, Termine, Wirksamkeitskontrolle
– Rechtsgrundlage: ASchG § 5 Abs. 1–6
– Nachweise zur Unterweisung
– Inhalte: Themen, Zielgruppe, Datum, Teilnehmende, Verantwortliche, Unterlagen/Medien
– Betriebs- und Arbeitsanweisungen
– Für Tätigkeiten/Arbeitsmittel mit erkennbaren Risiken (inkl. Notfallverhalten)
– Organisation des Notfallschutzes
– Erste Hilfe (Ausstattung, Zuständigkeiten), Alarmierung/Evakuierung, Brandschutzorganisation
– Nachweise zur Präventionsorganisation
– Bestellung und Einsatz der Sicherheitsfachkraft, des Arbeitsmediziners, Sicherheitsvertrauenspersonen; Sitzungs-/Begehungsprotokolle
– Verzeichnis der persönlichen Schutzausrüstung
– Auswahlkriterien, Bereitstellung, Ausgabe, Wartung, Unterweisung

Branchenspezifische bzw. situationsabhängige Dokumente (je nach Tätigkeit/Anlage):
– Explosionsschutzdokument
– Gilt, wenn explosionsfähige Atmosphären möglich sind (z.B. Stäube, Lösemitteldämpfe)
– Inhalte: Zonierung, Zündquellenbewertung, Schutzmaßnahmen, Prüfung/Erhaltung
– Arbeitsmittel und Prüfunterlagen
– Risikobeurteilungen/Anleitungen, Prüf- und Instandhaltungsnachweise (z.B. Krane, Regale, Hebezeuge, Druckgeräte)
– Chemische Arbeitsstoffe
– Gefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblätter, Expositions- und Schutzmaßnahmen-Dokumentation, Substitutionsprüfung
– Lärm und Vibrationen
– Messergebnisse/Bewertungen, abgeleitete Maßnahmen und Unterweisung
– Biologische Arbeitsstoffe
– Einstufung/Tätigkeitsbewertung, Schutzmaßnahmen, Impfangebote, Unterweisungsnachweise
– Baustellen (wenn relevant)
– Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan und Unterlage für spätere Arbeiten (BauKG), Koordinatorbestellung, Meldungen
– Arbeiten mit besonderem Bewilligungs-/Anzeigeregime
– z.B. Heißarbeiten, Freigabeverfahren, Arbeiten in engen Räumen, Höhenarbeiten: Freigabescheine, Retterkonzepte, Schulungsnachweise

Hinweise zur Verfügbarkeit:
– Arbeitsbereichsnah: Relevantes gehört dorthin, wo es gebraucht wird (z.B. Betriebsanweisung am Aggregat, Freigabeschein am Arbeitsort).
– Konsistent und versioniert: Dokumente mit Datum, Version, Geltungsbereich. Veraltete Fassungen entfernen.
– Zugriffsrechte klären: Führungskräfte, Sicherheitsfachkraft, Arbeitsmedizin und Sicherheitsvertrauenspersonen benötigen Zugriff; Behörden auf Verlangen.

Nachweise und Dokumentation – praxisnah umgesetzt

  • Struktur: 1) Management-Ordner Arbeitnehmerschutz (Gefahrenevaluierung, Maßnahmenplan, Präventionsorganisation) 2) Themenordner (Explosionsschutz, Chemie, Lärm/Vibration, Biologie) 3) Arbeitsmittelordner je Anlage (Risiko, Anleitung, Prüfungen) 4) Unterweisung und Schulung 5) Notfall/Brandschutz.
  • Digital oder Papier: Entscheidend ist Verfügbarkeit und Fälschungssicherheit (z.B. revisionssichere Dateiablage, klar benannte Ordner, geregelte Schreibrechte).
  • Schnittstellen: Inhalte der Gefahrenevaluierung müssen in Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Prüfpläne und Notfallorganisation erkennbar umgesetzt sein. 🛡️

Quellen
– ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), BGBl. Nr. 450/1994 idgF – RIS (ris.bka.gv.at)
– Verordnung explosionsfähige Atmosphären (VEXAT), BGBl. II Nr. 309/2004 idgF – RIS (ris.bka.gv.at)
– Bauarbeitenkoordinationsgesetz (BauKG), BGBl. I Nr. 37/1999 idgF – RIS (ris.bka.gv.at)
– Arbeitsinspektion Österreich – Offizielle Informationen, Stand 2025 – arbeitsinspektion.gv.at

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