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💼 Wie Daten Kosten sichtbar machen

Daten machen Kosten nicht nur transparent, sie machen sie verhandelbar. Wer technisch saubere Messpunkte mit betriebswirtschaftlich klar definierten Kostenarten verbindet, kann aus „Fixkosten“ variable Steuerungsgrößen machen – von der Linie bis zum Vorstand.

Business-Ziel: Kosten steuern statt nur verbuchen

Für technische Führungskräfte und Controlling ergibt sich ein gemeinsames Zielbild:

• Kosten dort sehen, wo sie entstehen (Maschine, Produkt, Auftrag, Schicht).
• Kosten mit beeinflussbaren Stellgrößen verknüpfen (Parameter, Abläufe, Instandhaltung).
• Entscheidungen mit belastbaren Kennzahlen hinterlegen (z.B. Investition, Make-or-Buy, Schichtmodell).
• Effekte von Maßnahmen quantitativ nachverfolgen (Vorher-Nachher-Vergleich).

Entscheidend ist, Daten nicht als „Reporting-Last“ zu verstehen, sondern als operatives Steuerungsinstrument mit klaren Verantwortlichkeiten.

Technische Hebel: Von Rohdaten zu steuerbaren Kostentreibern

1. Messpunkte entlang der Wertschöpfungskette definieren

Aus technischer Sicht braucht es gezielte Messpunkte, die sich wirtschaftlich auswerten lassen:

• Material: Mengen, Ausschuss, Wiederaufarbeitung, Materialverbräuche pro Auftrag.
• Anlagen: Laufzeit, Stillstand, Störungskategorien, Rüstzeiten, Leistung.
• Energie und Medien: Strom, Druckluft, Gas, Wasser auf Anlagen- oder Linienebene.
• Personal: belegte Arbeitsplätze, Qualifikationsmix, Schichtmodelle, produktive Zeiten.

Wichtig ist eine eindeutige Zuordnung zu Kostenstellen und Kostenträgern – etwa über Auftragsnummern, Ressourcencodes oder Barcode-/RFID-Tracking.

2. Technische Daten mit Kosten hinterlegen

Erst wenn technische Größen mit Geld bewertet sind, werden sie zu Kostendaten:

• Energie: kWh × vertraglich vereinbarter Tarif (inklusive Netzentgelte, Abgaben).
• Maschinenzeit: kalkulatorischer Stundensatz der Anlage (Abschreibung, Zinsen, Wartung, Energieanteil, Fläche).
• Personalzeit: Personalkosten pro Einsatzstunde je Qualifikationsgruppe.
• Material: Einstandspreis inklusive Beschaffungskosten, Entsorgungs- oder Rückführungskosten bei Ausschuss.

Das erfordert eine saubere Schnittstelle zwischen technischen Systemen (z.B. Leitsystem, Maschinensteuerung, Betriebsdatenerfassung) und dem Rechnungswesen beziehungsweise Controlling.

3. Prozessdaten strukturieren statt „Datenfriedhof“ erzeugen

Überladene Datensammlungen helfen nicht. Fokussiert werden sollten:

• wenige, klar definierte Kernkennzahlen pro Anlage oder Linie,
• konsistente Definitionen (z.B. wann beginnt ein Rüstvorgang, wie wird Stillstand klassifiziert),
• Datenqualität (Zeitstempel, Plausibilitätsprüfungen, Umgang mit Ausreißern).

Standardisierte Definitionen erleichtern Benchmarking zwischen Linien, Werken oder Standorten.

Wirtschaftliche Wirkung: Typische Hebel in Zahlen

Die Kombination aus technischen und betriebswirtschaftlichen Daten schafft konkret messbare Effekte.

1. Versteckte Stillstandskosten sichtbar machen

Durchgängige Erfassung von Stillstandsarten und -dauern, bewertet mit Maschinen- und Personalkosten, zeigt:

• Welche Störungskategorien den Hauptkostenblock verursachen.
• Ob organisatorische Ursachen (Material fehlt, Freigabeprozesse) teurer sind als technische Defekte.
• Ab wann sich gezielte Maßnahmen rechnen (z.B. Ersatzteilbevorratung, Umbau, zusätzliche Qualifikation).

Beispielhafte Wirkung: Reduktion ungeplanter Stillstände um einige Prozentpunkte kann, je nach Auslastung, eine deutlich höhere Wertschöpfung auf bestehendem Anlagenpark ermöglichen – ohne Sofortinvestition in neue Maschinen.

2. Energie- und Medienkosten dem Produkt zuordnen

Mit Energie- und Medienmessung auf Anlagenebene und Zuordnung zu Aufträgen entsteht:

• Transparenz über energieintensive Produkte und Prozessschritte.
• Basis für produktbezogene Deckungsbeitragsrechnungen, die Energiekosten realistisch abbilden.
• Grundlage für energiebezogene Optimierungsprojekte (z.B. Druckluftleckagen, Lastmanagement).

In energieintensiven Branchen beeinflusst diese Transparenz unmittelbar Produktpreisstrategien und Investitionsentscheidungen (z.B. energieeffizientere Aggregate, Wärmerückgewinnung).

3. Rüsten, Variantenvielfalt und Losgrößen wirtschaftlich bewerten

Technische Daten zu Rüstzeiten, Parameterwechseln und Prozessstabilität lassen sich mit Kosten pro Rüstvorgang belegen. Dadurch wird möglich:

• Variantenvielfalt mit den verursachten Umrüstkosten zu hinterlegen.
• Minimal wirtschaftliche Losgrößen zu berechnen.
• Entscheidungen über Produktportfolio, Bündelungsstrategien und Planungslogik auf belastbare Zahlen zu stützen.

Das reduziert Diskussionen auf Basis von Einzelmeinungen und verlagert sie auf nachvollziehbare Kennzahlen.

4. Instandhaltungsstrategien mit Lebenszykluskosten koppeln

Daten aus Zustandsüberwachung und Störungsstatistiken, kombiniert mit Kosten für Stillstand, Instandsetzung und Ersatzteile, ermöglichen:

• Vergleich von präventiver, zustandsorientierter und reaktiver Instandhaltung auf Basis von Gesamtlebenszykluskosten.
• Argumentation für gezielte Modernisierungen oder Austausch von „Problemanlagen“.
• Priorisierung des Instandhaltungsbudgets an den größten Schadenskosten, nicht an der lautesten Forderung.

Damit wird Instandhaltung vom „Kostenblock“ zum wirtschaftlich begründeten Werttreiber. 🔧

Umsetzung: Vom Rohsignal zum Steuerungsinstrument

1. Start mit einem klar abgegrenzten Piloten

Statt flächendeckend alle Daten zu erfassen, empfiehlt sich:

• Auswahl einer repräsentativen Linie oder eines kritischen Prozesses.
• Definition von wenigen Kennzahlen, die direkt mit einem Geschäftsproblem verknüpft sind (z.B. Liefertermintreue, Ausschuss, Überstunden).
• Aufbau eines einfachen Dashboards mit technischen und Kostenkennzahlen, das sowohl in der Technik als auch im Controlling genutzt wird.

Wichtig ist, die Kennzahlen auf Entscheider-Ebene zu diskutieren und konkrete Maßnahmen daraus abzuleiten – und nicht nur „zur Kenntnis zu nehmen“.

2. Gemeinsame Übersetzung zwischen Technik und Controlling

Technische Führungskräfte und Controller benötigen ein gemeinsames Begriffsverständnis:

• Welche Zeit gilt als produktiv, welche als Verlust?
• Wann ist ein Ausschussteil eine reine Materialfrage, wann ein Prozessproblem?
• Wie werden Gemeinkosten verursachungsgerecht zugeschlüsselt, ohne den Datenfluss zu überfrachten?

Regelmäßige gemeinsame Reviews von Kennzahlen und Maßnahmen helfen, Missverständnisse früh zu erkennen und zu korrigieren.

3. Systemintegration mit Augenmaß

Technische und kaufmännische Systeme sollten so integriert werden, dass:

• Daten idealerweise nur einmal erfasst und mehrfach genutzt werden.
• relevante Produktionsdaten automatisiert übertragen werden (z.B. aus Maschinensteuerungen oder Leitsystemen in Betriebsdatenerfassung und weiter ins Controlling).
• die Belastung der operativen Mannschaft durch manuelle Eingaben minimal bleibt.

Wichtig ist eine klare Rollenverteilung: Wer ist für Datenerfassung, wer für Datenqualität, wer für Analyse und wer für Entscheidungen zuständig?

4. Controlling: Vom Reporting zur Wirksamkeitskontrolle

Sobald Daten die Kosten sichtbar machen, braucht es ein systematisches Controlling:

• Definition eines Basiszeitraums (z.B. Referenzquartal) für Kennzahlen.
• Festlegung von Zielwerten und Toleranzgrenzen.
• Verknüpfung von Maßnahmen mit erwarteten Effekten (z.B. „Umbau reduziert Rüstkosten pro Los um …“).
• Nachverfolgung der real eingetretenen Effekte und gegebenenfalls Anpassung der Annahmen.

Auf diese Weise wird das Unternehmen lernfähig: Technische Maßnahmen werden wirtschaftlich bewertet, und wirtschaftliche Vorgaben werden technisch nachvollziehbar. 📊

Rechtliche und normative Aspekte im österreichischen Kontext

Rechtlich relevante Pflichten entstehen insbesondere dort, wo Daten für Arbeitssicherheit, Maschinenbetrieb oder Energieeffizienz maßgeblich sind. Beispiele:

• Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) verpflichtet in § 4 zur Gefahrenverhütung; technische Daten zu Anlagenzustand und Störbild können eine wichtige Grundlage für Evaluierungen und Maßnahmen sein.
• Die Maschinenrichtlinie (umgesetzt durch die Maschinen-Sicherheitsverordnung 2010, BGBl. II Nr. 282/2008) fordert vom Hersteller eine geeignete Risikobeurteilung und bestimmungsgemäßen Betrieb. Ergänzende Betriebsdatenerfassung kann den sicheren Betrieb unterstützen, ersetzt aber keine gesetzlichen Mindestanforderungen.
• Im Energiemanagement geben Normen wie ÖNORM EN ISO 50001 einen strukturierten Rahmen, wie Energiekennzahlen zu erfassen und systematisch zu verbessern sind. Sie gehen über gesetzliche Mindestanforderungen hinaus, können aber gerade in energieintensiven Branchen wirtschaftlich vorteilhaft sein.

Bei allen Projekten zur Datennutzung ist zu beachten, dass datenschutzrechtliche Aspekte (insbesondere bei personenbezogenen Leistungsdaten) sowie arbeitsrechtliche Bestimmungen mitbedacht werden müssen; hier ist im Zweifel eine individuelle rechtliche Prüfung erforderlich.

Fazit: Daten als Basis für wirtschaftlich begründete Technikentscheidungen

Daten alleine senken keine Kosten. Sie werden dann wirksam, wenn:

• Messpunkte technisch sinnvoll gesetzt sind,
• Kosten logischer und nachvollziehbar zugeordnet werden,
• Technik und Controlling ein gemeinsames Bild der Realität teilen,
• Maßnahmen auf Basis dieser Transparenz konsequent geplant und nachverfolgt werden.

Wer technische und wirtschaftliche Sicht konsequent verbindet, nutzt Daten als Hebel, um Kosten sichtbar, verhandelbar und schließlich steuerbar zu machen – entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Wenn Sie gezielt prüfen möchten, wie Sie in Ihrem Betrieb technische Daten und Kostenlogik besser verbinden können, lohnt sich ein strukturierter Einstieg über ein fokussiertes Pilotprojekt.

Stellen Sie gerne konkrete Rückfragen zu Ihrem Anwendungsfall oder zu einzelnen Aspekten – etwa Messpunktauswahl, Kennzahlendefinition oder Systemintegration.

Quellen (Auswahl)
– ÖNORM EN ISO 50001:2018 Energiemanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung. Austrian Standards.
– Bundesgesetz über die Durchführung von Maßnahmen des Arbeitnehmerschutzes (ArbeitnehmerInnenschutzgesetz – ASchG), BGBl. Nr. 450/1994 idgF, insbesondere § 4.
– Maschinen-Sicherheitsverordnung 2010, BGBl. II Nr. 282/2008 idgF.
– VDMA (Hrsg.): Leitfaden „Betriebsdatenerfassung in der Produktion“, 2019, vdma.org.

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